Seu negócio está crescendo. Você finalmente descobriu quem é seu público-alvo e está captando novos clientes e fechando mais e melhores negócios.

Isso tem exigido cada vez mais tempo e dedicação e você sente que não está conseguindo cumprir os prazos e realizar todas as tarefas diárias.

Com tantos compromissos marcados, você não irá conseguir se lembrar de todos somente com a memória. Acumular um monte de anotações informais também não é a melhor forma para se programar e salvar tudo no WordPad pode ser arriscado, já que em uma pane no seu computador você pode perder todos os dados.

Que tal montar um cronograma de vendas para organizar e acompanhar de perto a rotina dos seus negócios e da sua equipe?

A partir de uma ferramenta on-line, você pode armazenar todos os dados dos seus clientes de forma simples e prática, sem correr o risco de extraviar ou perder informações.

Hoje você pode armazenar tudo na nuvem ou em um servidor próprio da sua empresa. Independente de seu investimento inicial, saiba que sempre vale a pena investir em tecnologia.

O que uma agenda de negócios deve ter?

Além das funcionalidades básicas de uma agenda, como números de telefone, site, e-mail e endereço de seus contatos, a agenda de negócios pode reunir ainda outras informações:

• Data, hora e local de reuniões e eventos com seus clientes, incluindo nome do cliente, assunto, previsão de duração e um breve resumo sobre o que será abordado durante a conversa
• Anotações sobre eventos corporativos, como inaugurações, feiras, exposições e palestras, incluindo data, hora, local e tema (se necessário, anote também o tipo de traje adequado para o evento)
• Antecipação de planejamento para fins de semana e feriados, para que os prazos de entrega e execução de trabalhos sejam ajustados e cumpridos
• Propostas comerciais realizadas
• Propostas comerciais aprovadas
• Propostas em aberto ou recusadas (para futuras oportunidades)
• Resumo da lista de clientes
• Listas de prospects a contatar

Dica: você também pode montar uma lista de clientes mais detalhada em outra plataforma, incluindo nome do cliente, nome da empresa, site, e-mail, telefones, endereço, redes sociais, produtos e serviços que costuma comprar e inserir tudo em um sistema de busca por CPF/CNPJ. Mantenha-a sempre atualizada para não perder o contato com os seus consumidores, sejam clientes ou prospects.

Como montar uma agenda de negócios?

A ideia é transformar uma simples lista de contatos, dessas que a gente mantém na gaveta, em uma agenda de negócios completa e atualizada constantemente.

Confira algumas dicas para facilitar a atualização e o cumprimento da sua agenda:

Atualize sua agenda diariamente

Sua agenda deverá ser consultada e atualizada todos os dias e várias vezes ao dia para que você possa se preparar com folga para as tarefas do dia seguinte. Não deixe de anotar nada. Se você deixa para depois, pode acabar se esquecendo de detalhes importantes, o que resulta em atraso para todo o planejamento do negócio. Anote tudo na hora e, se necessário, delegue essa tarefa a uma pessoa só: uma secretária ou um assistente de escritório.

Organize suas tarefas por ordem de prioridade

Muitas vezes marcamos diversos compromissos em um só dia e no dia seguinte acabamos ficando com tempo ocioso. A agenda de negócios serve para que você distribua bem seus compromissos, estipulando uma média segura de atendimentos por dia sem que haja transbordo ou escassez. O que pode resultar no fechamento de um bom negócio, marque para o dia seguinte. Já o que não é assim tão importante, agende para os próximos dias.

Revise sua agenda na noite anterior

Ao final do expediente, sempre olhe sua agenda e veja os compromissos que ficaram para o dia seguinte. Assim, na parte da manhã, você já saberá todas as reuniões e tarefas que terá durante o dia e poderá se planejar melhor. Calcule e anote quanto tempo a tarefa irá levar para ser concluída, reservando também um tempo para horário de almoço, realização de outras tarefas importantes e pausas para um café.

Se precisar adiar um compromisso, avise seu cliente

Ao marcar uma reunião com o seu cliente, você assume um compromisso com ele. Caso haja um imprevisto e você não consiga comparecer à reunião, avise seu cliente com antecedência e pergunte sobre sua disponibilidade para remarcar o encontro. Com essa atitude, você demonstra profissionalismo e respeito e ainda evita perder um bom negócio, principalmente com os clientes mais pontuais.

Ferramentas para criar sua agenda de negócios 

Já pensou em investir em tecnologia funcional e distribuir notebooks, palmtops, tablets e smartphones à sua equipe? Há diversas ferramentas corporativas disponíveis, como CRMs, gerenciadores, simuladores e armazenadores, que podem ser usada simultaneamente com toda a equipe e serem acompanhadas pelos gestores.

Não deixe de oferecer, também, treinamento adequado aos seus colaboradores para que possam aprender a utilizar essas ferramentas corretamente.

Aqui vão algumas dicas de ferramentas simples e para criar uma agenda de negócios:

Google Agenda: Com a integração de imagens e mapas, o aplicativo envia notificações por e-mail ou para o seu celular, avisando sobre eventos, reservas em voos, hotéis, espetáculos ou restaurantes, etc. Você pode filtrar seus compromissos por dia ou por semana e tudo é armazenado on-line, podendo ser acessado de outros dispositivos, para o caso de você perder seu smartphone. Também é possível visualizar suas tarefas off-line, com o Google Agenda para Chrome, e as tarefas serão atualizadas e sincronizadas assim que você se conectar à internet.

Wunderlist: Este aplicativo de organização de tarefas permite gerenciar projetos de trabalho e projetos pessoais. Entre suas funcionalidades estão a estipulação de datas de conclusão e lembretes, além de o compartilhamento e atribuição de tarefas para vários usuários simultaneamente. É possível importar dados da internet, fazer o uso de hashtags e imprimir suas tarefas com apenas um clique. Gratuito, o Wunderlist é compatível com os principais dispositivos: iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Kindle Fire e também na versão web.

Trello: No formato de cartões, como se fossem blocos de anotações, esse aplicativo é totalmente editável e você pode organizar e reorganizar os cartões de tarefas de acordo com sua prioridade. Com seu sistema inteligente, o aplicativo coloca em segundo plano, automaticamente, aquelas tarefas que você não usa mais e é possível adicionar checklists, etiquetas, prazos, etc. Você ainda conta com a ajuda do Taco, um husky siberiano promovido a assistente virtual.

Negocie: Com o aplicativo Negocie você pode criar, armazenar e enviar propostas comerciais para seus clientes e recebe uma notificação quando elas forem visualizadas. Você pode compartilhar suas propostas com toda a equipe de vendas e inserir comentários, fotos, vídeos e criar templates exclusivos para cada uma. Também é possível criar tabelas de preços, gerar métricas e fazer o follow up com seus colaboradores. Veja todas as funcionalidades aqui!

Agora que você já sabe como criar sua agenda de negócios, vai ficar muito mais fácil organizar suas reuniões com clientes e fornecedores. Realizando as atividades de sua empresa dentro do prazo, você vende muito mais!