A maioria das empresas de pequeno porte fecham as portas antes mesmo de completar três anos. Isso acontece por diversos motivos, mas o principal é a falta de organização financeira.

A contabilidade não está de acordo com as contas da empresa e acaba interferindo nas finanças. O resultado disso é uma instituição falida que não consegue controlar gastos.

As contas da empresa abrangem muito além de salário, aluguel e impostos. Muitos empreendedores não dão a devida importância às contas menores, como telefone, internet, água, luz, material de limpeza e escritório, entre outras que possam vir a ter, o que acaba prejudicando a contabilidade.

 

A modernidade da organização financeira

A organização financeira precisa ser detalhada em uma tabela, assim fica mais fácil visualizar o orçamento. Atualmente a tecnologia permite que a organização financeira seja feita por meio de software de gerenciamento, muito usado pelo setor de contabilidade.

Esses softwares permitem maior agilidade e facilidade na hora de visualizar as contas da empresa, permitindo uma intimidade com o que realmente é importante para o desenvolvimento da organização financeira.

Existem custos fixos (salário, aluguel) e custos variáveis (água, telefone). As contas da empresa devem ser bem relacionadas na contabilidade independente do valor.

O que nos leva ao fator principal:

 

O Planejamento financeiro

Para uma boa organização financeira é imprescindível que haja um ótimo planejamento. A gestão da contabilidade deve ser feita por pessoa com experiência, pois qualquer deslize pode ser fatal.

Obter o máximo de informações possíveis trará uma visão mais completa do mercado, mesmo que tenha pouco conhecimento e experiência na área, procure manter metas e objetivos de curto e longo prazo, assim será mais simples visualizar o que foi feio e o que ainda falta.

Uma dica favorável é definir papéis, observar quais profissionais serão necessários para executar cada tarefa que foi cuidadosamente pensada e sempre verificar quem está realmente qualificado, caso não haja pense na possibilidade de qualificar alguém.

Ter uma análise dos concorrentes auxilia na hora de pensar nos próximos passos da empresa, principalmente no que se refere à organização financeira, pois facilitará no momento de planejar onde investir.

Um fato importante e corriqueiro é o dono da empresa misturar a conta pessoal com a conta empresarial. O que é um grande erro, vez que o lucro de ser enxergado com clareza e, com essa mescla é quase impossível.

Tenha em mente que todo negócio visa lucro e que para isso é preciso investimento. Um bom capital de giro é essencial.

Caso o valor para investimento não seja alto, ao menos mantenha um bom relacionamento com fornecedores, clientes e mercado. Com o tempo, o lucro será mais certo nas contas da empresa e o valor para aplicar em novas ideias virá de acordo com a necessidade da empresa.

 

Enxergando seu lucro

Quando se trata de finanças, o melhor caminho é a matemática. Coloque todas as contas da empresa na ponta do lápis e planeje tudo, desde as compras básicas até os gastos excessivos.

Isso ajudará a enxergar onde está seu investimento e onde estão os gastos. Tenha um orçamento das finanças bem afinado. Saiba exatamente o que é investido em produção, o que facilitará saber qual será o lucro.

E também auxilia a programar o próximo mês, já que ficará visível o valor que será investido versus o valor do lucro. Feito isso estará iniciando sua previsão orçamentária e seguindo esse ritmo será fácil manter a contabilidade correta e manter as contas da empresa sempre positivas.

Você pode verificar o percentual dos gastos em relação ao total. Fazendo esse controle mensal, você cria um histórico, que possibilitará fazer comparações futuramente.

 

Investir no setor de vendas dá certo

O setor comercial está diretamente ligado à lucratividade. Investir nesse setor é a certeza de manter as contas da empresa em dia.

Porém é preciso ter um olhar bem apurado para quem desempenha esse papel. Não basta contratar diversas pessoas pensando que todas venderão, procure profissionais qualificados e experientes.

A contabilidade depende do empenho e motivação dispensados ao setor comercial. Boas ferramentas para trabalhar é o mínimo para começar. Mantenha-os próximos da organização financeira e bonifique os melhores resultados.

Minimizar custos e aprimorar a organização financeira

− Administre o estoque

O uso incorreto das mercadorias acaba causando desperdício e resulta em um número maior de compras. Economizando nesse setor já é possível melhorar as finanças da empresa.

 

− Tenha um caixa bem organizado

Planeje sempre. Tenha ciência que por algumas vezes será preciso contratar temporários, o que pode aumentar os gastos com alimentação, transporte e outros benefícios.

Se sua contabilidade estiver bem organizada não irá afetar em nada seu orçamento.

 

− Conheça bem seus fornecedores

Tenha um bom convívio com os fornecedores, busque os melhores preços e prazos. É importante ter opções e saber negociar o melhor para suas finanças.

 

− Use de ferramentas e aplicativos virtuais

O uso de ferramentas e aplicativos torna a empresa muito mais ágil. Alguns desses podem ser facilmente adquiridos.

Zero Paper é um aplicativo para gestão financeira que aponta caminhos para melhorar o planejamento das contas da empresa.

Office para iPad e tablets permite produzir textos, apresentações e planilhas com a familiaridade das ferramentas do pacote Office.

Survey Monkey elabora e escreve questionários e pesquisas, permitindo o envio para qualquer pessoa pela web, e-mail ou mídias sociais, além de monitorar as respostas em tempo real.

Evernote permite registrar ideias, criar lembretes, guardar imagens, entre outras funções. Pratico para organizar arquivos e fazer anotações.

Organizze é mais um aplicativo para gestão e organização financeira que pode te ajudar e muito.

Conta Azul é mais voltado aos autônomos e permite controlar vendas e cobranças. Cadastre os clientes e suas vendas para receber notificações de cobranças, emitir relatórios completos e fazer backup de dados.

Esses são alguns aplicativos que podem ser usados de forma fácil para modernizar e melhorar as contas da empresa. O mais completo e moderno é o:

Google Apps for Work que contempla diversos aplicativos em um único lugar. Como pioneiro com o sistema de nuvem, o Google Apps é reconhecido mundialmente. Como criado exclusivamente para manter arquivos em nuvem, o setor de TI pode ser usado em outras atividades que não a manutenção.

Por ser completo é excelente na relação custo e benefício, além de facilitar a rotina dos funcionários, já que a maioria já opera com os produtos fora do trabalho. Permitindo maior agilidade e comodidade na hora de:

• Comunicar (Gmail, Hangouts, Agenda e Google+),
• Colaborar (Documentos, Planilhas, Formulários, Apresentações e Sites),
• Armazenar (Drive) e
• Gerenciar (Admin Console e Vault).

Isso tudo sem a preocupação de estar online, pois alguns permitem visualização, edição e criação de conteúdos mesmo off-line, apenas sincronizando automaticamente assim que a conexão for reestabelecida.

 

Fique de olho na sua empresa

Parece piegas dizer isso, mas “o olho do dono é que engorda o gado”, ou seja, se não estiver observando de perto sua empresa, nunca conseguirá ver os detalhes que a fazem crescer e se manter.

Conhecer os gastos irá permitir que acompanhe os custos individuais e analise o que realmente é importante. Verifique se não é possível reduzir valores de compras.

Por vezes, é possível identificar melhores ações, fornecedores ou, até mesmo, terceirizar serviços ao invés de mantê-los com custo exacerbado.

E você, já utiliza algum dos aplicativos citados no artigo? Sentiu falta de algum na lista? Manda pra gente ali embaixo, nos comentários 🙂