A estrutura Home Office, sobretudo para empresas B2B, cresce cada vez mais. Isso acontece por diversos fatores que podemos facilmente observar. Um deles, aliás o mais destacado, é o fato de que através do B2B em Home Office acabamos por produzir mais gastando menos.
Em diversos momentos, na gestão de nossas empresas, precisamos nos atentar ao que de melhor o mercado nos oferece; e através disso desenvolver nossos projetos.
Se você pretende ter uma estrutura Home Office, com enfase no B2B, este artigo é para você. Mais ainda: mesmo que você queira apenas implementar uma estrutura Home Office, sem focar nas empresas B2B, este artigo será muito útil para você.
Você verá ainda que essa estrutura poderá ser utilizada em qualquer momento e, devido aos adeptos dessa nova forma de trabalhar, é extremamente necessária para acompanhar o ritmo das outras empresas. Os pontos essenciais para a estrutura são:
- Tenha uma equipe engajada e produtiva em seu B2B;
- Ter seu escritório virtual;
- Definir uma ferramenta de videoconferência;
- Definir a ferramenta de armazenamento de arquivos e documentos;
- Centralizar a parte de vendas em um aplicativo;
- O dia a dia de uma equipe distribuída;
- Confiança gera responsabilidade que gera resultado.
Home Office B2B, tenha uma equipe engajada e produtiva
Confira: “Proposta comercial: Considerações para o seu modelo de vendas”.
Podemos ter todo o material disponível – tudo o que há de melhor no mundo. Há pessoas que realmente acham que o material, por si só, já é o suficiente. Porém, não adianta termos os melhores recursos se não somos capazes de extrair deles um bom proveito.
E que proveito seria? Certamente aquele que carregamos conosco no que diz respeito a resultado: engajamento e produtividade.
Manter uma equipe engajada e produtiva é o primeiro passo para que possamos aplicar quaisquer novas técnicas de empreendimento e gestão.
Aqui temos, portanto, dois pontos fundamentais: uma pessoa engajada é aquela que está comprometida, alinhada e tem o senso de responsabilidade – apresentar uma nova estrutura será, para ela, um ânimo a mais na busca por desenvolver-se mais ainda.
Por outro lado, há também a necessidade de produtividade – e essa encontramos facilmente entre àqueles que fazem, com o que tem, o máximo que podem.
O Home Office na empresa será um passo a mais para todos, portanto, mais do que implementar uma nova estrutura para o seu B2B é necessário que todos estejam alinhados e 100% de acordo com essa realidade.
É evidente que nenhuma dúvida deve ficar por esclarecer e que todos possam saber operar com os novos recursos.
Uma dica importante, para nós que estamos repletos de informações através da internet, é aproveitar algum tempo durante o nosso dia para buscarmos novas informações.
Semelhante a aquisição de novos conhecimentos que você, leitor, tem através desse artigo. Estude e aproveite!
Ter seu escritório em casa
Assunto que pode te interessar: “Como fazer uma proposta comercial eficiente”.
Todos nós sabemos do quão é importante estarmos diante de um escritório que facilite o nosso trabalho, onde o mesmo possa ser uma fonte de conforto e maior tranquilidade para a produção.
Em nossas casas, onde o conforto acaba por se tornar ainda maior e mais evidente, temos uma ótima oportunidade para trabalhar de forma mais descontraída – o que não exclui a nossa produtividade.
Ter um escritório em casa, em última análise, é muito semelhante com nosso escritório físico; isso se dá sob alguns aspectos.
Da mesma maneira que precisamos do conforto, precisamos do mesmo conforto em nosso escritório de casa: tudo deve estar sempre bem organizado, facilitado, sem grandes dificuldades para que possamos trabalhar.
Do mesmo modo em que o ambiente nos influencia, o nosso escritório também pode ser usado de maneira análoga, isto é, podemos aproveitar aplicativos, lembretes, papéis de parede, etc: tudo deve favorecer para que saibamos do nosso comprometimento frente ao trabalho.
Por fim, mas não menos importante, destacamos também do extremo valor que é, para todos aqueles que precisam se comunicar na empresa B2B, a necessidade de estarmos conectados, ou disponíveis, para com as pessoas ao nosso redor: e isso é fundamental, os setores devem estar sempre bem alinhados uns com os outros.
E quais ferramentas podemos utilizar? Dentre todas as ferramentas, as mais importantes que se costumam utilizar são: Basecamp, Trello, Asana, Monday, Workplace.
Definir uma ferramenta de videoconferência
Ainda: “Gatilhos mentais para vendas: Conheça os 9 gatilhos mais eficientes”.
Como citamos acima, é necessário que tenhamos uma ferramenta que permita a comunicação entre os setores. Visto que fazer ligações telefônicas é algo que não requer muito, basta um simples aparelho ou telefone, uma ferramenta de videoconferência, para quem trabalha em Home Office nas empresas B2B é fundamental.
Dentre os inúmeros aplicativos para as videoconferências, recomendamos o Zoom, Google Meet e o Skype. São aplicativos simples e que não requerem conhecimentos avançados para serem utilizados.
Há, certamente, muitos outros aplicativos para tal. Mas esses, por si só, já são ótimos – sem contar que são gratuitos.
Não se esqueça que uma boa câmera pode fazer toda a diferença. A câmera do próprio aparelho, ou uma webcan que seja, são ótimas opções.
Outro detalhe, atente-se com sua vestimenta. Muito das vezes, por estarmos em casa, passamos a adotar uma postura mais relaxada, o que é natural. No entanto,
Defina a ferramenta de armazenamento de arquivos e documentos
Os compartilhamentos de documentos em nuvem agora contam com uma ótima vantagem: podemos armazenar muitos dados na nuvem, compartilhar remotamente com outras pessoas e, claro, termos assegurada toda a segurança de nossos dados.
Para isso, além das vantagens próprias de cada ferramenta de armazenamento de arquivos e documentos, indicamos: Google Drive, Dropbox, iCloud e Office 365.
Centralize a parte de vendas em um aplicativo
A parte que lida com as vendas é, sem dúvidas, uma das que mais devemos ficar atentos, afinal, qualquer erro pode ser prejudicial para toda a empresa.
Lidar com esse problema, no entanto, não é algo extremamente complicado: basta que tenhamos um único aplicativo que possa centralizar tudo e deixar as informações unificadas.
Claro que poderíamos citar inúmeros aplicativos, mas pouquíssimos trazem os benefícios completos que o Negocie, por exemplo, traz.
O Negocie é uma ferramenta que, além de lidar com a parte de vendas, auxilia em outras atividades para qualquer B2B.
Gestão das propostas comerciais, acompanhamento dos status em tempo real, comunicação direta com a equipe de vendas, ciência a respeito de como os clientes estão lidando com as propostas, etc.
Confiança gera responsabilidade que gera resultado
Quando uma equipe sabe do seu dever, aproveita bem os recursos disponíveis e extrai ao máximo à partir de uma nova realidade, que está cada vez mais presente, tudo fica mais fácil de se acompanhar e de se ter uma boa produtividade.
A gestão, mesmo em Home Office em empresas B2B, torna-se eficaz porque os membros fazem acontecer.
As coisas são mais fáceis do que se imagina. A estrutura das coisas permanece a mesma, o que muda são as ferramentas e o modo como atuamos em nosso trabalho.
Quando se tem tudo bem estruturado o B2B de nossa empresa costuma seguir uma ordem que favorece todos aqueles que trabalham nela.
Talvez falte, para alguns, dicas práticas de como podemos ter uma Home Office eficiente para nossa empresa, mesmo que seja em nossos lares, por isso decidimos criar uma parte especial, um bônus, dedicado a este tópico.
Bônus: Dicas práticas para montar um Home Office
Antigamente era comum termos em nossas casas um espaço dedicado ao escritório. Normalmente ele vinha acompanhado de uma biblioteca ou área que servia como uma espécie de “gabinete de leitura”.
Além disso, nos Estados Unidos é comum ver as garagens de cada residência se transformarem em um verdadeiro local de trabalho – seja para arrumar as coisas de casa, seja para iniciar um projeto (inclusive algumas empresas americanas começaram em garagens).
Hoje perdemos esse costume, embora alguns ainda o conservem. Com o advento da televisão, ao passo que a arquitetura veio tomando novas proporções, as coisas mudaram significativamente.
Mas como podemos ter um espaço para o nosso trabalho atualmente? Isto é, como podemos “criar” um cômodo para que possamos trabalhar tranquilamente e garantir que o nosso Home Office seja eficiente? Confira essas dicas práticas:
- Defina um local;
- Organize o ambiente;
- Avise as pessoas de sua casa sobre a sua rotina;
- Arrume-se;
- Desconecte do mundo ao seu redor;
- Tenha o seu calendário em dia;
- Saiba relaxar e se divertir.
Defina um local
Definir o local é o passo número um, o mais fundamental: sem ele dificilmente você conseguirá cumprir com os outros objetivos mais importantes.
O local precisa ser único, definido, para que você possa se organizar e estar concentrado durante o seu expediente de trabalho.
Claro que você poderá trocar de local em eventuais oportunidades ou quando o local em que você está acaba se tornando tedioso. Mesmo que você saia dele e trabalhe em outro lugar, não deixe de poder contar com ele sempre que precisar.
Para aquelas pessoas que não possuem um local disponível e nenhum cômodo pode servir para tal, o jeito é improvisar.
Claro que isso poderá ser ruim sob alguns aspectos, mas devemos aproveitar o máximo nas condições que possuímos. Nesse caso: sala, quarto e até mesmo cozinha serve.
Organize o ambiente
Não basta definir o local, é importante que tenhamos um ambiente adequado. Isso se dá por alguns motivos importantes, como o fato de alguns adornos e objetos serem úteis para inspirar ao trabalho.
A cadeira, sem sombra de dúvidas, deve ter um cuidado especial pois passaremos boa parte do nosso tempo nela: investir em uma boa cadeira, portanto, é um ótimo investimento.
O local deve, ainda, favorecer para quem estará em contato diário com outras pessoas – um exemplo é o fato de que nós, para termos uma chamada por videoconferência que seja eficiente, precisamos que a iluminação ajude ao invés de atrapalhar.
Poucas coisas são necessárias ao nosso ambiente de trabalho, basta que algumas facilidades e nosso material esteja disponível sempre que precisarmos.
Estar organizado é podermos contar com aquilo que precisamos no momento em que quisermos, sem perda de tempo para procurá-los.
Avise as pessoas de sua casa sobre a sua rotina
Todos precisam saber que você está trabalhando e acontece que nem todos tem essa consciência. Isso se dá porque é comum estarmos em frente ao computador para fazer qualquer coisa que seja – menos trabalhar.
Quando trabalhamos, as pessoas que não tem esse olhar sobre as coisas, acabam achando que estamos vagando na internet e isso é um erro muito negativo.
Outro detalhe é que estamos em casa e isso comunica, inconscientemente, que não estamos trabalhando porque não estamos no local de trabalho – nossa empresa.
Avisar que estará indisponível durante tais e tais turnos de tempo é a melhor coisa que podemos fazer; e avisá-los implica que apliquemos a linguagem adequada à cada pessoa que está em nossa casa.
Por exemplo: dizer para a esposa, marido ou filho mais velho é fácil, simples e direto; uma criança, porém, não é tão fácil assim (e ela pode não entender).
É necessário ter paciência e explicar quantas vezes for necessário, mas jamais abrir mão daquilo que é importante para eles mesmos: o sustento de cada dia.
Arrume-se
Tenho plena certeza que há pessoas que trabalham apenas de pijama ou usando roupas super informais. E isso é bom para àqueles que conseguem manter um padrão elevado de produtividade e não se deixam levar pela vestimenta que estão usando.
Mas nem todos são assim. Além disso, há pessoas que necessitam estar bem apresentáveis para comunicarem-se com outras pessoas por videochamada.
Devemos nos atentar a isso, pois as roupas podem nos dar preguiça por excesso de comodidade e até mesmo nos favorecer a procrastinação.
Desconecte-se do mundo ao seu redor
Quando estamos centrados em alguma atividade é necessário que façamos ela da melhor forma possível e sem distrações. Ás vezes isso é difícil por conta de barulhos, ruídos e vozes que podem atrapalhar a nossa produtividade.
O que podemos fazer é buscar meios de nos mantermos centrados até o fim em nossas atividades: seja nos isolando, em silêncio; seja com fones de ouvido, para cobrir os sons externos.
Tenha o seu calendário em dia
Um calendário em dia nos permite maior organização para administrarmos todas as áreas de nossa vida. Fica mais fácil de estarmos com nossa família e aproveitar as coisas que gostaríamos de fazer quando conseguimos nos dedicar, no tempo oportuno, em nossas atividades profissionais.
Um calendário serve como um rumo, um norte, para que não nos esqueçamos das coisas mais importantes que precisamos fazer. Por isso, tenha um calendário e se certifique de que ele esteja bem visível aos seus olhos.
Saiba relaxar e se divertir
É um erro que muitos podem cometer: trabalhar demais e esquecer de se relaxar. Muitas coisas podem favorecer ao nosso relaxamento: leituras, vídeos, podcast, música, apreciar arte, conversar com a família ou amigos, fazer exercícios, etc.
É importante termos pausas para que possamos voltar cada vez mais eficientes, visto que não somos máquinas e o repouso se faz necessário.
Até mesmo ao dormir precisamos de um sono profundo e restaurador. E não podemos esquecer de dicas e conselhos médicos caso hajam dificuldades para se ter esse sono reparador que é tão importante e necessário.
Essas dicas não são regras gerais e definitivas. Pelo contrário. Elas servem para ajudar a se ter um norte rumo à nossa melhor forma de trabalharmos.
Mas como nada é do nada, é importante que possamos ter uma base para começarmos a experimentar o que de melhor podemos fazer em relação ao nosso Home Office para nossas empresas.
Conclusão
Não sabemos como as coisas serão daqui para diante. Mesmo entre os religiosos, que se apegam a alguma crença, nem todos compartilham da esperança de que o mundo pode voltar a funcionar como era antes. Claro que com boa vontade de todos, que lutam por uma situação melhor em meio a crise atual, podemos ter o mínimo de esperança – mas nada que seja certeza absoluta.
Para se ter a prudência necessária e tomarmos a decisão mais correta possível, comparando entre aqueles que tem e não tem esperanças, resta-nos apenas ficar com a opinião de um dos maiores filósofos de todos os tempos: Aristóteles.
Aristóteles dizia que o caminho do meio, entre dois polos, é o mais perfeito para que buscássemos agir – o que ele chamou de virtude. Portanto, ficamos com o caminho do meio entre essas duas possibilidades:
Caso as coisas voltem a ser como era antes, teremos à nossa disposição meios mais eficazes de trabalho e maiores garantias de produtividade – utilizando-se, desse modo, da tecnologia ao nosso favor; ainda considerando que pode demorar, o tempo que for, para a retomada da normalidade.
Por outro lado, caso as coisas permaneçam como estão e o governo adote essas medidas temporais como medidas estáveis, conseguiremos manter as coisas com um alto padrão elevado de produtividade: visto que nos adaptamos, o mais rápido possível, na estruturação de nossas empresas B2B.
Seja o que for, é importante estarmos preparados para garantir que nada possa prejudicar aquilo que na nossa tradição serve para edificar o homem: o bom e velho trabalho.
