A gestão é fundamental para todo processo de melhoria, pois uma gestão bem-feita fará com que todos os demais elementos se desenvolvam de maneira satisfatória, levando a melhores processos e melhor performance das pessoas envolvidas e levando a excelência operacional.
A gestão consiste em um ciclo de coletar e analisar dados e informações, formular hipóteses, tomar decisões e observar resultados.
Uma boa gestão é composta de vários ciclos PDCAs paralelos e sequenciais em busca de um objetivo, que é dividido em dois: Objetivos de Entrega e Objetivos de Desempenho.
Por ter dois objetivos com focos diferentes, uma empresa precisa de dois tipos de gestão: Gestão da Rotina e Gestão do Desempenho. Saiba mais sobre cada um.
Gestão da Rotina
Muitas empresas já trabalham com modelos parecidos com a Gestão de Rotina, conhecidos como Gemba Meeting, Gemba Walking, Tiers, Gestão Operacional, Gestão do Dia a Dia, Reunião de Produção, etc.
Para entendermos o conceito dessa reunião é preciso imaginar um navio que precisa das devidas coordenadas para chegar ao seu destino. O navio ficaria à deriva sem a orientação de um comandante. O mesmo aconteceria em uma empresa sem as coordenadas de um gestor eficiente, que verifica constantemente o andamento da produção, evitando imprevistos.
Conceito
O conceito da Gestão de Rotina consiste em verificações frequentes sobre o andamento da produção, a fim de garantir que o objetivo final seja alcançado.
O foco da Gestão de Rotina é analisar as condições do processo, o andamento da produção, bem como o seu ritmo. O comandante precisa estar sempre atento a todos esses pontos para descobrir as necessidades e assim supri-las, empreendendo decisões acertadas e conduzindo o navio na direção certa. O foco é no hoje e em tudo que pode ser feito para atender o dia de hoje.
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Gestão de Desempenho
Na Gestão de Desempenho procura-se entender para onde o navio vai. Para isso é necessário analisar a tendência através de indicadores, observando se estão estáveis, crescentes ou decrescentes.
Para enxergar essa tendência é preciso avaliar o passado recente até o período atual, assim pode-se ter uma nítida noção da evolução do processo, confirmando se houve melhorias ou queda de rendimento.
Essas melhorias consistem em uma mudança que causa um grande impacto positivo e duradouro nos indicadores de interesse da empresa, e esse impacto só pode ser confirmado por meio de um gráfico de tendência.
A Gestão de Desempenho é importante para definir e acompanhar os projetos de melhoria. Qualquer desvio na rotina de gestão deve ser consolidado para ver se representa um problema sistemático ou uma causa especial.
Processo
Em caso de problema sistemático, será necessária uma mudança no processo para eliminá-lo ou minimizá-lo. Já se se tratar de uma causa especial de alto impacto, deve ser elaborado um plano de contenção a fim de se minimizar seu impacto no caso de acontecer novamente. E se for uma causa especial de baixo impacto, em um primeiro momento ela pode ser deixada de lado até que seu status mude ou sua importância mude dentro do contexto global.
Os projetos de melhoria e processos estratégicos definidos no Desdobramento Estratégico são a linha central da Gestão de Desempenho.
É importante que esses projetos de Gestão sejam bem-estruturados e padronizados. Então, estabeleça qual a frequência de reuniões de cada nível, qual informação cada participante deve levar e com o que devem contribuir, assim como os assuntos que deverão ser abordados.
Com isso, os processos de gestão trarão resultados consistentes e podem auxiliar no desenvolvimento da equipe e no melhor entendimento dos processos. Assim, os processos ficam cada vez mais fáceis e podem ser melhor executados, pois ficarão mais estáveis.
São esses fatores que o levarão ao encontro da Excelência Operacional.
