Em tempos modernos, com tanta informação disponível, 24 horas parecem não ser suficientes para concluir tantas atividades.

Como alguns empreendedores conseguem se dedicar e concluir tantas tarefas em um mesmo dia e você não? Talvez eles apenas estejam administrando o tempo melhor que você.

Fazer uma boa gestão do tempo vai te ajudar a organizar melhor a rotina da sua empresa, tornando seus esforços mais eficazes e permitindo que você faça o melhor trabalho em menos tempo. Consequentemente você vai gerar mais produtividade e trazer mais lucro à sua empresa. Afinal, time is money.

Com a gestão do tempo, aquele caos causado pela aproximação do deadline vai praticamente ser extinto e você vai conseguir cumprir as tarefas no tempo estimado. Além disso, a gestão de tempo vai gerar menos retrabalho e menos erros, pois você terá mais tempo para se dedicar e revisar os projetos.

Quer aprender a fazer boa gestão do tempo? Confira três técnicas de gestão de tempo que o Negocie separou para você:

Técnica 1: GTD

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen. Ele considerava os métodos de gestão de tempo falhos e complicados. Então, a partir de muito estudo e aprendizado ele criou e técnicas de produtividade ele publicou o livro homônimo que deu base à metodologia. Na obra, podemos observar que a aplicação do método GTD ocorre em 5 passos:

Capturar: na primeira etapa, o objetivo é coletar tudo o que merece sua atenção e organizar, descartando aquilo o que não for relevante. Aqui, é importante considerar as tarefas que você realmente precisa realizar e fazer uma lista de afazeres. Quanto mais automatizado for esse processo, melhor.

Esclarecer: agora é hora de analisar profundamente cada informação coletada na etapa anterior e definir se cada uma demanda ou não uma ação.

Organizar: chegou o momento de organizar os itens que permaneceram da etapa anterior e separar as tarefas por categoria de acordo com as semelhanças entre elas.

Refletir: será necessário revisar com frequência todas as listas feitas para garantir que você não se esqueceu de nada. O período ideal entre uma revisão e outra é uma vez por semana.

Engajar: no momento final, é hora de colocar as coisas em prática e realizar as tarefas selecionadas.

Parece uma técnica óbvia, mas  muitas empresas acabam deixando de dar a devida atenção a projetos incríveis porque desperdiçaram tempo realizando tarefas menos importantes apenas para seguir a lista de chegada.

Técnica 2: Pomodoro

Criada na década de 1980, a técnica Pomodoro prega a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de 25 minutos cada, prometendo estimular o foco e a agilidade do funcionamento do cérebro. Essa técnica se divide em sete etapas, são elas:

Listar: crie uma lista de todas as tarefas que precisa realizar.

Cronometrar: programe o cronômetro para 25 minutos.

Trabalhar sem pausas: da lista inicial, selecione a tarefa que irá realizar primeiro e trabalhe nela durante os 25 minutos programados, sem interrupções.

Pausa: assim que os 25 minutos acabarem, faça uma pausa de 5 minutos, aproveitando esse tempo para relaxar e se distrair.

Retomada: depois do intervalo, volte às atividades por mais um período de 25 minutos e faça os intervalos de 5 minutos entre cada um.

Pausa longa: após quatro “pomodoros”, ou seja, quatro períodos de 25 minutos com pausas de 5 minutos, faça uma pausa mais longa de 30 minutos e depois recomece os ciclos.

Tarefa concluída: quando terminar a primeira tarefa, risque-a de sua lista.

Técnica 3: Kanban

Kanban é uma técnica de gerenciamento de projetos usada tanto por pequenos empresários quanto para gigantes multinacionais.

Trata-se de agrupar tarefas em um quadro dividido por colunas e ir transferindo as tarefas de acordo com o andamento do processo. Por exemplo, criar as colunas “em andamento”, “concluído” e “a iniciar” e ir posicionando as tarefas em cada coluna à medida que vão sendo realizadas. Um perfeito modelo de técnica Kanban é o Trello, um app de gerenciamento de projetos online gratuito e fácil de usar.

Neste artigo apresentamos algumas das principais estratégias de gerenciamento de tempo usadas no mercado. Faça o teste e conte pra gente qual se adequou mais ao seu negócio!