Traçar planos e colocá-los em prática não é uma tarefa tão simples quanto parece, na verdade é uma tarefa muito complexa. Por isso existe uma infinidade de modelos de ferramentas de gestão para auxiliar as empresas, propiciando uma gestão eficaz. Conheça a OKR.

As pequenas e médias empresas parecem não se preocupar tanto com uma gestão eficiente, ficando muito dependentes do ritmo do mercado, o que acaba levando muitos negócios à falência.

E a metodologia Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados-Chave, em português, foi elaborada no intuito de simplificar os objetivos principais de uma empresa. Criada pelo ex-CEO da Intel, Andrew Grove, é uma ferramenta de gestão muito eficaz e já é usada no Google desde 1999.

Para se ter uma ideia da dimensão do sucesso desta metodologia, o Google, na época em que começou a usar ferramenta, contava com apenas 40 usuários, hoje já são mais de 60 mil dos melhores profissionais do mundo. O OKR pode ser implantado tanto em PMEs quanto em corporações multinacionais, tendo a mesma eficiência e transparência.

OKR – Objetivos

Abordaremos, primeiramente, os “Objectives”, sendo importante ressaltar que o nome desta metodologia corresponde exatamente à maneira como ela funciona, ou seja, são os objetivos de uma empresa. Podemos citar alguns exemplos de objetivos simples de engajamento de uma equipe:

• tornar-se autoridade no mercado;
• oferecer um suporte espetacular ao cliente;
• escalar consideravelmente as vendas.

Os objetivos têm como intuito não apenas deixar claro o que se pretende conquistar, mas também manter a equipe engajada nesta missão, de modo que todos trabalhem com a máxima eficiência e empenho.

OKR – Resultados-Chave

Os “Key-Results” dizem respeito às metas que precisam ser atingidas, servindo de parâmetro para conscientizar sobre o andamento do trabalho, dando uma perspectiva, um norte de quão perto se está de alcançar um determinado objetivo. Os Key-Results são fragmentos necessários para se alcançar um objetivo, mostrando em detalhes as metas a serem cumpridas para alcançar esse resultado.

Para melhor ilustrar, temos alguns exemplos de Key-Results:

Objetivo #1: tornar-se autoridade no mercado

• KR #1: ranquear em 1º lugar no Google para uma palavra-chave específica;
• KR #2: alcançar 10 mil inscritos na newsletter;
• KR #3: formar 5 parcerias de co-marketing bem-sucedidas;
• KR #4: Aumentar em 50% o número de clientes que conheceram a empresa através de canais digitais.

Objetivo #2: oferecer um suporte espetacular ao cliente

• KR #1: diminuir em 40% o número de pedidos de suporte usando autoatendimento;
• KR #2: manter a média do Net Promoter Score acima de 50;
• KR #3: reduzir pela metade o tempo de resposta dos tickets em qualquer canal;
• KR #4: manter a taxa de resolução, no mínimo, em 95%.

Objetivo #3: escalar consideravelmente as vendas

• KR #1: dobrar o número de leads gerados por mês;
• KR #2: diminuir o ciclo de vendas em 20%;
• KR #3: enviar 80% dos leads mais qualificados para o fundo do funil;
• KR #4: aumentar as receitas em 25% com upsell e subprodutos.

Desse modo, percebe-se claramente que para cada objetivo existem várias metas a serem cumpridas. Assim, os Key-Results proporcionam muito mais exatidão e confiabilidade no trabalho. 

Como estruturar a OKR?

Traçar metas claras

Para estruturar a ferramenta OKR de forma consistente, o primeiro passo é traçar metas claras e específicas para os objetivos primários e os Key-Results, de modo que todos os colaboradores recebam a informação e fiquem alinhados e motivados para alcançar as metas estabelecidas, tornando esse processo muito mais simples e de fácil assimilação.

Trabalho em equipe

É importante trabalhar em conjunto com a sua equipe, os objetivos não devem ser criados inteiramente pelos líderes e gestores, estes formam apenas 40% da OKR, o restante é decidido pela equipe, por cada integrante do grupo.

É necessário dividir os objetivos com os colaboradores, a fim de que participem e ajudem a estabelecer os objetivos da empresa. A finalidade, com isso, é de envolver todos na criação das metas e fazer com que se sintam úteis, como uma verdadeira parte da engrenagem deste processo.

Estabelecer prazos

Para não prejudicar a eficiência das OKR, é necessário estabelecer metas curtas, estabelecendo prazos curtos, fazendo com que todos tenham tempo suficiente para o cumprimento do trabalho e, assim, as táticas surtam efeito.

Acompanhar os resultados

É essencial ter um acompanhamento de perto dos resultados, que deve ser constante, a fim de se garantir a entrega dentro dos prazos estabelecidos e a consistência do trabalho.

É aconselhável acompanhar os resultados semanalmente, assim pode-se fazer ajustes rápidos, corrigindo em tempo hábil algum processo que esteja inadequado. Com o acompanhamento semanal, também se evita que o profissional se sinta pressionado, como nos casos em que a empresa analisa dados todos os dias.

Transparência

Para uma OKR ser bem-sucedida é importante ter em mente que ela deve ser feita de forma transparente, esse é o ponto de partida.

Para isso, deve-se deixar todos os colaboradores cientes dos resultados, com o intuito de deixar o processo claro a todos, e não de pressioná-los.

Esforço x Resultado

O esforço é máximo, mas os resultados não vêm? Então provavelmente há algum erro no processo, a equipe pode estar fazendo alguma coisa errada. Por este motivo é importante se atentar às métricas para quantificar a dedicação de todos.

Classificar as prioridades

As OKRs nos ajudam a compreender quais são as prioridades na gestão de uma empresa. Uma gestão objetiva é importante, uma vez que se cria um ambiente mais leve, elevando a motivação e a autoestima e, como consequência, a produtividade do colaborador.

OKRs apontam para o futuro

As metas são estabelecidas como uma maneira de avaliação de desempenho, desta forma fazem uma análise do histórico de produção de um colaborador para analisar se ele está cumprindo seus objetivos. De outro modo, os resultados-chave nos OKRs têm o objetivo de apontar para o futuro. O conceito de OKR não recomenda o uso de remuneração variável atrelada a metas, pois estas não são o ponto principal.

Nos OKRs, as metas deixam de ser algo analisado apenas anualmente e passam a ser ferramentas do cotidiano. Os OKRs se baseiam em ciclos curtos, em geral trimestrais, mas que podem até mesmo ser mensais. A ideia é que haja atualização frequente de progressos, com acompanhamento e feedback semanal para ajustar o que for necessário.

Os OKRs são SMART

Smart é um método de definição de metas, que podem ser: específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes, temporais. Este método pode ser usado para a definição das OKRs, já que propiciam um melhor delineamento.

Para sistematizar as metas é preciso traçar um objetivo. Dessa forma, precisamos nos perguntar: qual o objetivo delas? Como pode ser medido? É possível alcançar? É relevante o bastante? Cabe no ciclo de tempo dos OKRs, ou é preciso subdividi-lo?

A importância da OKR para a sua empresa

Trabalhar com objetividade e clareza são as principais características deste modelo de gestão, pois, como já visto, gera ótimos resultados. É benéfico tanto para a empresa quanto para o colaborador. A empresa consegue atingir suas metas e alcançar seu sucesso; o funcionário, por sua vez, tem satisfação ao trabalhar, relaciona-se melhor com a equipe e seus gestores, e exerce sua função com a máxima eficácia e produtividade.

É importante salientar que metas fáceis desestimulam o engajamento dos colaboradores. Por isso, é preciso implementar o conceito de stretch goals, isto é, metas mais desafiadoras. O intuito é tirar a equipe de sua zona de conforto, estimulando-os a traçarem novas estratégias.

É necessário pontuar que se uma meta é atingida 100%, é sinal de que a atividade era muito fácil, o ideal é ficar à margem de sua totalidade, atingindo em torno de 60%. Não alcançar a totalidade da meta pode trazer frustração para a equipe, por isso é importante considerar o avanço gradual dos desafios, a fim de não afetar a motivação do grupo.