Aqui no Negocie, já falamos sobre vendas, prospecção de clientes, propostas comerciais, etc.

Agora iremos falar sobre resultados e sobre como gerenciar estes resultados de forma simples.

Os relatórios são fundamentais para manter a organização e o monitoramento dentro de qualquer organização.

Com um relatório de vendas atualizado, é possível descobrir quanto tempo você demora e por quantas etapas precisa passar para fechar uma venda com o cliente, ou então avaliar melhor o desempenho da sua equipe, além de listar o controle de estoque e rendimentos, para chegar ao objetivo final: saber o quanto você está vendendo e focar naquilo o que você precisa melhorar para vender ainda mais.

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Os relatórios são sim ferramentas muito importantes para o gerenciamento do seu negócio, porém ainda são comumente odiados por muitos vendedores. Isso porque muitas empresas solicitam aos seus colaboradores relatórios demasiadamente detalhados, com informações pouco relevantes que não vão levar a lugar algum.

Ao fazer um relatório, solicite apenas as informações necessárias, evite usar códigos e conteúdo estritamente técnico, que possa dificultar ou até mesmo impossibilitar seu preenchimento.

Evite criar relatórios para cada procedimento dentro da sua empresa. Alguns setores precisam apenas de automatização de tarefas para funcionar bem. Portanto, invista em tecnologia. Além de facilitar, a tecnologia irá agilizar todos os processos e evitar a fadiga entre os colaboradores.

Para evitar rodeios, antes de iniciar seu relatório de vendas você deve traçar quais são seus objetivos.

Depois de identificar o objetivo do seu relatório, você deverá descrevê-lo de forma clara e prática, para que o colaborador que for preenchê-lo não tenha dúvidas.

Se for o caso, ofereça um pequeno treinamento para orientar seus funcionários a informar os dados corretamente.

Confira algumas das informações que você não pode deixar de informar no seu relatório de vendas:

• Número de visitas, de ligações e de e-mails de prospects: essa métrica irá servir para identificar em que ritmo que você e seus colaboradores estão trabalhando e se esse ritmo deverá aumentar ou diminuir. Lembre-se que não adianta aumentar o ritmo se você e seus colaboradores não puderam acompanhá-lo. Seja realista.

• Número de reuniões e número de vendas: aqui, consideramos o momento em que os tomadores de decisões procuram nossa empresa para obter mais informações sobre o nosso negócio e sobre o nosso produto. Fazendo um comparativo, é possível descobrir se você está captando menos clientes do que deveria e, com isso, investir em mudanças para poder alcançar melhores resultados.

• Número de contatos pendentes: contatos pendentes são aqueles prospects que não deram uma resposta positiva e nem negativa sobre a nossa proposta que você ofereceu, seja por telefone, num primeiro contato, ou numa reunião. Essa métrica irá auxiliar a criar novas estratégias de captação de clientes que levarão a um número maior de vendas.

• Número de negócios fechados ao dia: aqui será mensurado o número de vendas ao dia e quanto está faltando para a sua equipe alcançar a meta pré-estipulada. Caso o relatório revele que sua empresa está muito longe de bater a meta, será necessário repensar as técnicas de abordagem e, quem sabe, até oferecer um treinamento de reciclagem a vendedores e representantes de vendas.

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• Número do ticket médio: aqui será avaliado se o preço que você cobra por um produto ou serviço está dentro da média do mercado, se você está tendo lucros ou prejuízos, Inclua aqui também os descontos que sua empresa oferece a clientes antigos, por exemplo, e promoções sazonais. Se sua empresa estiver gastando mais do que ganha, mesmo não desperdiçando nenhum recurso, então passou da hora de repensar os custos e processos.

A importância de um relatório de vendas

Relatórios de vendas periódicos nos ajudam a ter uma visão organizacional de curto, médio e longo prazo. Eles nos auxiliam, inclusive, a fazer previsões orçamentárias de todo o tipo, como: a necessidade de contratação de novos colaboradores, melhorias de infraestrutura, análises de centro de custo, entre inúmeros outros fatores.

Se possível, aposte na implementação de novos processos tecnológicos no gerenciamento da sua empresa, pois além de permitir que os relatórios sejam preenchidos mais rapidamente, podem ainda evitar erros de preenchimento e retrabalho.

Planilhas em Excel ou documentos em Word podem tornar toda a rotina de trabalho pouco produtiva. Além disso, os dados podem ser mais facilmente perdidos quando salvos em um documento no computador, ao contrário do que acontece quando se armazena os dados em um sistema que pode ser acessado de qualquer computador.

Relatórios impressos são ainda menos atrativos, pois geram volume desnecessário, gasto de recursos e matéria-prima e uma possibilidade ainda maior de perda e extravio de informações.

Automatizar é a solução.

O Negocie vai te ajudar a criar seus relatórios de vendas, veja como:

O Negocie conta com diversas funcionalidades, entre elas relatórios que irão otimizar o gerenciamento dos seus negócios.

Filtre os relatórios das suas propostas comerciais e divida-os por intervalo de tempo, por colaborador ou por cliente. Você também pode separá-los por status. Com os relatórios do Negocie, é possível visualizar métricas mais facilmente e fazer o acompanhamento com seus colaboradores.

Com ele você ainda pode armazenar todas as suas propostas comerciais no sistema e acessá-las de qualquer lugar.

Não importa quantas propostas você criou ou quantos colaboradores estão participando em conjunto, o Negocie mantém tudo organizado num só lugar.

Se você tem uma ou 50 propostas comerciais em andamento, pode ver tudo com a mesma organização e ao mesmo tempo. As propostas são arquivadas no Negocie, e caso não sejam mais utilizadas, serão guardadas com segurança para serem acessadas no futuro.

O Negocie também mantém um histórico completo de cada proposta comercial.

Saiba quem adicionou, alterou ou enviou uma proposta. Todas as alterações são mostradas com o dia e a hora em que aconteceram e quem está envolvido.

Por fim, avalie se as informações contidas no seu relatório são suficientes para levar a uma tomada de ação, seja para expandir seus negócios ou simplesmente para reunir as métricas necessárias para um bom gerenciamento.