Estamos iniciando uma série de artigos onde apresentamos modelos de propostas comerciais, a partir de agora o Negocie vai lhe ajudar a preparar a proposta comercial ideal, hoje voltada ao desenvolvimento de softwares.
Há diferentes tipos de propostas comerciais para cada tipo de negócio e o modelo para desenvolvimento de softwares se aplica a praticamente qualquer tipo de software, seja um website, aplicativos móveis, vídeos, etc.
A proposta comercial é peça fundamental para o nascimento de um projeto, pois dá início às discussões sobre seu planejamento, além de auxiliar na execução e na entrega do mesmo.
Além disso, uma proposta bem elaborada é o diferencial que você precisa para vencer a concorrência.
Estruturando sua proposta comercial
A proposta comercial poderá ser dividida em três sessões: Geral, Escopo do Produto e Valores/Tempo de desenvolvimento.
Cada seção poderá ser dividida em subseções, veja um exemplo:
GERAL
Neste exemplo, a seção Geral foi dividida em cinco subseções, e cada uma vem acompanhada de uma breve descrição. Veja:
1) Objetivo do projeto: o ideal é especificar o objetivo que você deseja alcançar com o projeto. Seu objetivo deve ser direto e realista e deve considerar a data de entrega final e o escopo do pedido. Jamais trace objetivos irreais ou prometa resultados em um prazo de entrega que você sabe que não poderá cumprir. Isso arruina a credibilidade da sua empresa e também destrói a confiança do cliente.
2) Premissas: aqui entram os pontos que sua empresa considera necessários para a execução do projeto de forma eficaz e dentro do prazo. Lembre-se que a realização do projeto não depende apenas da sua empresa, mas também, do seu cliente, que deverá se comprometer com os prazos de entrega de materiais (como dados e documentos), esclarecimento de dúvidas e aprovação da proposta. Se o seu cliente demorar a lhe enviar as informações necessárias ou demorar a responder e aprovar a proposta, o projeto também será entregue atrasado.
3) Navegadores: No caso de websites, além da linguagem de programação, é preciso alinhar com o seu cliente em quais versões de navegadores ele deseja que seu site abra perfeitamente. Hoje temos diversos navegadores disponíveis, como Internet Explorer, Firefox, Chrome, etc. Cada navegador possui diferentes versões. Se seu cliente deseja que seu site abra em todas as versões de todos os navegadores, a complexidade do projeto poderá ser elevada, o que implica, também, em elevação de custos finais. É importante que haja planejamento prévio, do contrário, seu projeto poderá dar grandes prejuízos.
4) Plataformas e dispositivos: Atualmente, há uma infinidade de sistemas operacionais, como Windows, MAC e Linux. E o cliente poderá acessá-los de diferentes dispositivos: computador, celular, tablet, etc. É importante definir previamente em quais plataformas e dispositivos o site, ou qualquer que seja o produto que você irá desenvolver para o cliente, funcionará.
5) Linguagem de programação: como estamos falando sobre propostas para desenvolvimento de softwares, esta seção é importante e necessária. É necessário alinhar a sua equipe com a equipe do seu cliente para que a linguagem de programação mantenha o mesmo padrão. Por exemplo, sua equipe desenvolve com Rails, mas a equipe do seu cliente prefere PHP. Neste caso, o cliente ficará impossibilitado de fazer qualquer alteração posterior na programação e terá que terceirizar o serviço. Isso certamente o deixará insatisfeito, pois causará mais gastos e maior prazo que o previsto.
ESCOPO DO PRODUTO
Nesta seção, você poderá escrever mais detalhadamente a respeito do produto ou serviço que está oferecendo. No exemplo a seguir, a seção foi dividida em quatro subseções:
1) Requisitos detalhados: inclua aqui uma descrição detalhada sobre os requisitos do produto ou serviço. Um escopo bem elaborado costuma ter de duas a quatro páginas. Seja minucioso, porém atente-se para não deixar o texto cansativo.
Para facilitar a compreensão dos requisitos detalhados, que tal usar uma Estrutura Analítica de Projetos? Essa ferramenta irá dividir o projeto em pequenas partes para facilitar seu controle. É como uma árvore genealógica e divide os componentes em ordem de hierarquia.
2) Entregáveis do projeto: aqui você irá especificar, de forma bem didática para não haver dúvidas, o que irá entregar. Exemplo: produto específico, site específico, quantidade de fotos, quantidade de vídeos, serviço específico, etc.
3) Itens fora de escopo: também é preciso especificar o que não está incluso no “pacote”, ou seja, o que você não irá entregar. Para serviços de tecnologia, um bom exemplo seria deixar claro que o projeto se limita à confecção e entrega do produto, mas que futuras manutenções não estão inclusas.
4) Mudanças de escopo: é importante esclarecer ao cliente que qualquer possível alteração no escopo apresentado na proposta implicará também em alterações de valores e prazos. Estão inclusas aqui alterações, adição de serviços, exclusão de serviços, etc.
VALORES/TEMPO DE DESENVOLVIMENTO
Para finalizar a proposta, vamos ao que mais interessa ao cliente: quanto vai custar e quanto tempo levará para ficar pronto.
No exemplo abaixo, esta seção foi dividida em cinco partes:
1) Início do projeto: além da data de entrega, é importante esclarecer ao cliente a data correta em que o projeto entrará em execução. Por exemplo: após a aprovação da proposta, o projeto entrará em execução dentro de três dias úteis. Para definir este tempo e manter uma margem de segurança, considere os outros projetos que você têm para finalizar e os outros que irá iniciar, além de outros fatores que influenciam, como fornecedores, parceiros, colaboradores que ajudarão no trabalho, etc.
2) Cronograma: faça uma tabela simplificada com a descrição de cada produto ou serviço e a quantidade de dias úteis que levará para que cada um seja entregue. Para definir as datas, baseie-se em produtos ou serviços que você já efetuou anteriormente e que sejam mais ou menos parecidos com estes que irá executar.
3) Custos: chega a hora de falar sobre valores. Faça uma tabela especificando o serviço e o valor de cada serviço individual. No final, some todos os custos num total.
4) Validade da proposta: entra ano, sai ano, as coisas mudam. Os preços dos fornecedores sobem, da matéria-prima também, e estes aumentos refletem no valor dos seus serviços. Por isso, é importante estabelecer uma data de validade para a sua proposta comercial, pois os valores descritos poderão mudar daqui alguns meses.
Dicas para uma proposta comercial perfeita
- Seja claro e foque em uma diagramação simples e bem dividida. Escreva apenas o necessário em cada divisão, isso evitará que o cliente se canse ao lê-la.
- Lembre-se que cada cliente é único, portanto, cada proposta também deverá ser única, baseada em seu segmento, missão, visão, valores e necessidades.
Modelos de proposta comercial Negocie
Agora que você viu nossas dicas sobre como elaborar uma boa proposta comercial para desenvolvimento de softwares, que tal utilizar o Negocie para desenvolver e armazenar todas as suas propostas comerciais?
Com o aplicativo Negocie, você fica sabendo quando o seu cliente visualizou sua proposta e pode negociar e vender diretamente pelo sistema.
Veja ainda o status de cada proposta em tempo real e pode gerenciar todas elas com mais rapidez e organização.
Com o editor de templates, você monta propostas personalizadas com adição de imagens, textos e vídeos e pode salvar quantos modelos quiser.
